التخطيط للحفلات والمناسبات خطوة بخطوة وماهي الاحتياجات اللازمة لإقامة الحفل
سواء كنت تقوم بالتخطيط لحفلة عيد ميلاد ، حفل زفاف ، حفل تخرج وغيرها من المناسبات ستساعدك قائمة التحقق من التخطيط للحفلات والمناسبات بتنظيم محكم قبل اليوم الكبير! سنساعدك في هذا المقال على تغطية كل الجوانب التي تحيط بتنظيم المناسبات على أعلى مستوى من الاحترافية.
يعد استخدام قائمة التحقق للتخطيط للحفلة مع إنشاء مخطط زمني للمناسبة جزءا من عديد الأمور التي يمكنك القيام بها للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يُرام يوم الحفل. حتى إذا لم تكن لديك أي خبرة في التخطيط للحفلة ، فلا يزال بإمكانك تنظيم حفل لا ينسى.
يمكن القول أن الهدف من الحفلات هو جمع الناس معًا والاستمتاع بالوقت طيلة السهرة. يعد وضع ذلك في الاعتبار طوال العملية واستخدامه كبوصلة أثناء اتخاذ قرارات التخطيط الرئيسية للحفل ، طريقة مضمونة لإقامة واحدة من أفضل الحفلات على الإطلاق.
الأشياء اللازمة لـ التخطيط للحفلات والمناسبات
في هذا الجزء قمنا بإعداد قائمة بأهم الأشياء التي ستحتاجها لإقامة حفلة عيد ميلاد ناجحة. يمكنك اصطحاب هذه القائمة معك الى متجر لوازم الحفلات حتى لا تنسى أي غرض.
كعكة عيد الميلاد
تعتبر كعكة عيد الميلاد أهم عنصر تدور عليك حفلة عيد الميلاد لذا يفضل طلبها قبل القيام بأي شيء اخر. مع تطور فن الطبخ أصبحت الكيكات تأخذ أشكال وأذواق متعددة وهو ما سيجعل الحفلة رائعة. لا تنسى أيضًا اقتناء الشموع.
وسائل الترفيه
تشمل وسائل الترفيه في أي حفلة عيد ميلاد حجز فنانين و أصحاب مواهب لتنشيط الحفلة. توفر لك منصة فنانكـ عدد كبير من الفنانين في كل التخصصات مع إمكانية التواصل معهم والحجز بأسعار مناسبة.
تفضيلات الحفلة
تشمل التفضيلات قطع الحلوى والشوكولاتة التي يتم توفيرها في محلات بيع الحلويات مع أشكال مميزة حسب الطلب.
مستلزمات الاكل والشرب
والتي تشمل الأطباق ، الاكواب والكؤوس وغيرها من الاواني اللازمة لتقديم الحلويات أثناء الحفل.
تحضير الدعوات عند التخطيط للحفلات
يفضل كتابة قائمة بأسماء المدعوين ومن ثم اعطاؤها لمصمم بطاقات الدعوة ثم ارسالها الى المدعوين من العائلة والأصدقاء.
لافتات التوجيه
وجه الضيوف نحو مكان الحفل بشكل دقيق عبر وضع لافتات بالقرب من المنزل مع تحديد أماكن وقوف السيارات.
البالونات
عنصر الديكور الكلاسيكي والمعتاد لحفلة عيد الميلاد ، هو البالونات التي يتم وضعها في مكان الحفل واطلاقها في الهواء للاحتفال بالمناسبة.
الطاولات والكراسي
اذا كنت ستقيم الحفل في قاعة الحفلات فان مالكي القاعة سيتكفلون بالأمر. أما اذا كنت ستنظم الحفلة في المنزل فتأكد من توفير الكراسي والطاولات اللازمة حسب عدد الضيوف.
التخطيط للحفلات والمناسبات حسب الاطار الزمني
1. قبل شهرين الى ثلاثة أشهر
اعتمادًا على خبرتك في التخطيط للحفلة، والوقت من العام، ومدى حجم أو تعقيد الحفلة التي تقوم بتنظيمها، ستحتاج إلى بدء التحضير في أقرب وقت ممكن!
حدد ميزانيتك
تعتمد الميزانية على القدرة المادية لديك وعدد المدعوين إضافة الى الفنانين الذين سيقومون بإحياء الحفل. تساعدك منصة فنانكـ على إيجاد الفنان الذي يناسب ميزانيتك في جميع المجالات مع إمكانية التواصل معه وحجزه مقابل مبلغ مناسب.
حجز مكان الحفل
يمكنك الاستعانة بمنصات التواصل الاجتماعي والمنتديات لمعرفة تجارب الناس وتحديد أفضل مكان لتنظيم الحفل الخاص بك.
ترتيبات الترفيه
من المستحسن حجز فنانين لإحياء وتنشيط الحفلات في هذه الفترة حتى تجد الفنانين الذين تود حجزهم متاحين. يمكنك الاستعانة بنا لاختيار أنواع الترفيه التي تود اقامتها في حفلتك حسب طبيعة المناسبة. قد يكون اختيار مواهب شابة في الغناء والتمثيل مناسبًا لك والذين ستجدهم في منصة فنانكـ.
للاطلاع على قائمة الفنانين وأصحاب المواهب اضغط هنا
قم بإعداد قائمة الضيوف
اذا كنت ستقيم الحفل في قاعة حفلات فانه من الضروري منح الجهة المنظمة قائمة نهائية بالضيوف المدعوين.
اختيار الديكور
يمكنك البحث على الانترنت على أجمل ديكورات الحفلات لتأخذ فكرة عن الديكور الذي تود اضافته الى مكان الحفل وبالتالي اختصار الوقت عند عملية الشراء.
2.التخطيط للحفل والمناسبات قبل شهر
بعد القيام بالأمور الرئيسية، كل ما عليك الآن هو ترتيب التفاصيل!
ارسال الدعوات
بعد طبع بطاقات الدعوات يمكنك البدء بإرسالها الى الضيوف حتى يتسنى لهم تنظيم مواعيدهم لتتناسب مع توقيت الحفلة.
طلب المأكولات والمشروبات
يمكنك طلب المأكولات والمشروبات الخاصة بالحفل الان و تخزينها لتخفيف الأعباء و ربح الوقت عند اقتراب الموعد الرسمي للحفل.
استئجار طباخ
يعد استئجار طباخ أمرًا ضروريًا عند تنظيم أي حفل و فترة شهر قبل الحفل هي الوقت المناسب للبحث عن طباخ جيد.
شراء أو صنع الديكور الخاص بك
يمكنك الاختيار بين شراء أو استئجار الديكور حسب ميزانيتك. كما يمكنك استلهام أفكار عن الديكور من الانترنت وتحديدًا من موقع بين ترست.
أنشطة ترفيهية
اذا كنت ستقوم بتنظيم حفل عيد ميلاد شبابية فمن المفضل استئجار العاب ترفيهية مثل ألعاب الطاولة وألعاب الذكاء و غيرها.
استعن بمساعدين للحفلات
اذا كنت تريد تنظيم الحفل في المنزل فتأكد من جلب فريق عمل لمساعدتك في التنظيم خاصة في تقديم الطعام لمئات المدعوين.
3. التخطيط للحفلات قبل أسبوع
يعتبر الإسراع في عملية التنظيم في هذا الوقت ضروريًا لتوفير تنظيم محكم يوم الحفل :
اطلب المخبوزات
تشمل المخبوزات الحلوى ، الكعك ، الخبز وغير ذلك ويتعين عليك طلبها قبل أسبوع خاصة اذا كانت الكمية كبيرة.
متابعة الردود على الدعوات
بعد متابعة الردود وتحديد القائمة النهائية للمدعوين الذين سيحضرون الحفل قم بإرسالها الى الجهة المنظمة لتقوم بالترتيبات اللازمة حسب العدد المحدد من حيث عدد الطاولات ، الكراسي ، الوجبات و غيرها.
4. التخطيط للحفلات والمناسبات قبل يوم واحد
لقد حان الوقت تقريبًا ، استمر في عملية التحضير!
اذهب لشراء المستلزمات المتبقية
هذا هو الوقت المناسب لشراء مستلزمات طهي الطعام خاصة المواد سريعة التلف حتى يكون لدى الطباخ كل ما يلزم دون نقصان
استلم المخبوزات الخاصة بك
سواء كانت المخبوزات ستصلك الى المنزل او كنت ستجلبها بنفسك تأكد من أن الطلبية التي وصلتك صحيحة وليس بها أخطاء.
تأكد من جاهزية طلبات الطعام (إذا كنت لا تعمل مع طباخ)
اذا كنت قد طلبت وجبات طعام من الخارج فاتصل بالجهة المعنية وتأكد من أن الطلبات ستكون جاهزة وأن يتم ارسالها في الوقت المحدد.
جهز مساحة الحفل الخاصة بك
إذا كان الحفل سيُقام في منزلك، استأجر خادمة أو نظّف مكان الحفل ودورات المياه بنفسك. إذا كنت ستستأجر قاعة حفلات أو منزل ، فتحقق جيدًا إذا كنت ستتحمل مسؤولية النظافة في أي وقت.
تحضير المواد الغذائية غير القابلة للتلف
هذا هو الوقت المناسب لإعداد المواد الغذائية الغير قابلة للتلف مثل الحلويات والشوكولاتة و غيرها.
نصائح يوم الحفل
- قم بإنجاز هذه المهام الأخيرة ثم استمتع بالحفل رفقة الأصدقاء!
- قم بإعداد ديكور مناسباتك
- إذا وجدت أنك بحاجة إلى المزيد من الأفكار في اللحظة الأخيرة ، يمكنك اجراء تغييرات بسيطة على الديكور قبل وصول الضيوف.
- للمناسبات الخارجية ، استعد وفقًا لتوقعات الطقس: اذا كان الجو حارًا قم بتوزيع مظلات على الطاولات.
- نظف بعد أن ينتهي كل شيء: بعد انتهاء الحفل تأكد من تنظيف كل المخلفات ومساحة الحفل.
تصفح أيضاً عن استضافة حفلا مثاليا وما هي أبرز الأفكار لإحياء ذلك